A importância do controle financeiro para a gestão. Comprovação junto ao Fisco: Indispensabilidade
Algumas empresas têm sido intimadas pelos Fiscos, Federal e Estadual, a comprovarem com documentação idônea as origens dos recursos movimentados no "Caixa" e na "Conta bancária". Quando não comprovam são autuadas. Essa é uma tendência de se tornar mais frequente.
A seguir, comenta-se, a título de discussão, em rápidas pinceladas, sobre o tema e como as empresas devem proceder, no sentido de comprovar a sua movimentação financeira.
O Decreto nº 47.807, publicado no "Minas Gerais" que circulou no dia 21/12/2019, promoveu mudanças em dispositivos do Regulamento do ICMS, notadamente no Capítulo da Fiscalização do imposto, que merecem atenção especial por parte dos Empresários e dos Contadores.
Pela norma editada, foi inserido o § 2º no artigo 196 e revogado o § 3º do artigo 194, todos da Parte Geral do RICMS/MG.
A redação anterior do referido § 3º, revogado, previa que o fato de a escrituração indicar a existência de saldo credor ou de recursos não comprovados na conta "Caixa" ou equivalente, ou a manutenção, no passivo, de obrigações já pagas ou inexistentes, autorizavam a presunção de saída de mercadoria ou prestação de serviços tributáveis desacobertada de documento fiscal.
A nova redação, que na prática substituiu a regra anterior, estabelece que salvo prova em contrário, consideram-se realizadas as operações ou prestações tributáveis, sem pagamento do imposto, a constatação, pelo Fisco, de ocorrências que indiquem omissão da receita, tais como:
I - Saldo credor de caixa ou recursos sem a correspondente origem; (grifo nosso)
II - Manutenção, no passivo exigível, de valores relativos a obrigações já pagas ou cuja exigibilidade não seja comprovada;
III - falta de escrituração de pagamentos efetuados;
IV - Existência de valores creditados em conta de depósito ou de investimento mantida em instituição financeira, em relação aos quais o titular, regularmente intimado, não comprove, mediante documentação hábil e idônea, a origem dos recursos utilizados nessas operações.
A alteração é sutil, mas, a meu sentir, é importante.
Pelo menos duas são as consequências advindas da interpretação da nova regra:
- Explicitou-se, de forma mais clara, na legislação mineira, as situações em que o Fisco pode analisar e, em vez de mera presunção em que deva comprovar a acusação, considerar como realizadas as operações ou prestações sem o pagamento do imposto transferindo a comprovação para o contribuinte.
- No caso da análise da movimentação da conta Caixa o Fisco pode considerar como omissão de receita a constatação de recursos sem a correspondente origem (grifamos), ou seja, além do saldo credor, se houverem na movimentação do caixa valores representados por ingressos de recursos sem um correspondente documento fiscal, (cheques de terceiros, por exemplo), o Fisco pode considerar omissão de receita por não vinculação do cheque com um respectivo documento fiscal.
Assim, o Fisco pode não mais aceitar a suposta comprovação com valores globais, mas, por outro lado, pode exigir que haja correspondência entre os valores entrados no "Caixa", individualmente, e o respectivo documento fiscal.
Nessas situações fica caracterizada a chamada presunção legal, o que transfere para o contribuinte a obrigação de, mediante intimação do Fisco, comprovar a origem dos recursos.
Assim sendo, as empresas devem atentar para a necessidade de implementação de medidas que, a meu ver, podem minimizar possíveis contratempos numa eventual ação fiscal, quais sejam:
- Na gestão financeira da empresa é necessário adotar procedimentos e mecanismos de controle que permitam, a qualquer momento, identificar os valores recebidos pelo Caixa vinculando-os aos respectivos documentos fiscais comprobatórios da operação ou transação.
- O mesmo vale para os ingressos de recursos na conta bancária da empresa.
- Além disso, na Contabilidade, ao promover o registro contábil, deve-se deixar devidamente explicitado no histórico do lançamento a correspondente origem do recurso.
Tais medidas podem contribuir para que as empresas possam, diante de uma eventual ação fiscal, comprovar ao Fisco de forma inequívoca que os recursos ingressados no seu ativo (caixa e/ou bancos – disponibilidades) o são de operações devidamente comprovadas com a documentação fiscal legalmente exigida e corretamente escriturada.
Os ingressos de recursos nas disponibilidades da empresa podem ser de diversas origens, tais como: empréstimos obtidos, aumento de capital, descontos de duplicatas, etc., mas, preponderantemente oriundos das suas operações próprias decorrentes das atividades desenvolvidas.
Todas as origens dos recursos devem ser devidamente comprovadas, mas, especialmente aquelas decorrentes das operações que constituem sua atividade principal. Isso é indispensável.
A seguir, descreve-se, a título de exemplo, os procedimentos tecnicamente recomendados, para a devida comprovação junto ao Fisco.
O ideal é que as vendas a prazo e mesmo as vendas à vista sejam recebidas por pagamento direto pelos clientes por meio do boleto bancário, ou outro meio de pagamento utilizado pela empresa, tais como: cartão de crédito/débito, PIX, transferência bancária, depósito em conta. Tais valores devem estar vinculados ao documento fiscal correspondente.
No caso de recebimento em carteira é recomendável observar:
- Se recebido em dinheiro, evidenciar nos controles financeiros e, se possível, fazer o depósito individualizado por recebimento, vinculando-o ao documento fiscal e título emitidos.
- Se recebido por cheque que o seja preferencialmente com cheque da própria empresa para a qual foi emitido o documento fiscal.
- Se os recebimentos em carteira se derem com cheque de terceiros, procedimento muito utilizado nas pequenas e médias empresas, devem ser inicialmente nominais à empresa para a qual foi emitida a nota fiscal e por esta endossado para pagamento de título identificado, de sua responsabilidade.
- Se na absoluta impossibilidade de atendimento do descrito nos itens anteriores os cheques de terceiros utilizados pelos sacados para pagamento da duplicata emitida pelo vendedor ou prestador de serviços, devem ser assinados no verso pelos sacados, clientes da empresa, com a indicação expressa de tratar-se do pagamento da duplicata ou nota fiscal de nº tal, respectivas.
- A Contabilidade, por sua vez, deve referenciar na escrituração deixando claro a situação ocorrida para que não haja dúvidas quanto ao à sua veracidade.
Como sugestão final:
Os cheques pré-datados devem ser vinculados aos respectivos documentos comprovadores da operação, de modo a não deixar dúvidas quanto à sua origem, permitindo que a Contabilidade promova os respectivos registros de forma correta, com a utilização de contas específicas que retratem a real situação.
No caso de cheques de terceiros, em que não se promova o endosso, é recomendável que o seu emitente assine carta autorizativa para que a empresa que o recebeu possa quitar a dívida do seu real cliente.
No caso de cheques devolvidos, a ocorrência deve ser objeto de ciência à Contabilidade para que essa possa promover os registros corretos.
Controles são importantes, controles financeiros são indispensáveis.
Com essas breves considerações, espera-se que haja contribuição, ainda que pequena, no sentido de ascender o sinal de alerta para que o exercício do controle se efetive.
José Luiz Ricardo
Consultoria Fiscal/Contábil da ASCIPAM
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